Si quieres tiempo, invierte tiempo

Para GTD una de los principios básicos es crear y utilizar un sistema para que recuerde todas las cosas que llaman tu atención y usar mente para pensar sobre ellas, no para recordarlas. Lo que en GTD se llama una «mente extendida». Nuestra memoria, a corto y largo plazo, tiene grandes limitaciones, por lo que no es aconsejable confiar en ella para recuperar información importante en el momento en que la necesitemos. Utilizar el cerebro para almacenar información hace que éste se sature, ya que necesita un nivel de actividad neuronal elevado para mantener esta información sin interferencias. La razón es muy sencilla, incluso obvia, pero estoy seguro que (salvo que estés usando GTD) no tengas una «mente extendida» contigo. Al utilizar una «mente extendida», nos aseguramos recuperar exáctamente lo que pusimos ahí y conseguimos liberar el estrés asociado a la necesidad de estar contínuamente recordándolo todo (como si recordarlo todo fuera posible). Una «mente extendida» tiene que ser una

Para este año he comenzado una actividad nueva, algo que llevo deseando desde hace muchos años pero que nunca empecé. Quiero llevar un diario y como toda nueva actividad supone un esfuerzo grande. Al igual que implantar GTD, generar el hábito es duro. Comprarte el diario y escribir un poco es una cosa, pero escribir todos los días es otra. Como cualquier otro hábito que quieras comenzar, el gran reto es asimilar la cantidad de cambios a aplicar en tu rutina. No se trata sólo de sentarte a escribir o de hacer aquello que te has propuesto. Donde hace falta trabajar es en el conjunto de hábitos que cambian tu forma de actuar y que con el paso del tiempo también cambia tu forma de ser. Porque nuestras acciones definen nuestra identidad, nuestros hábitos dicen más de nosotros que un CV. Por eso hay hábitos que nos cuestan menos adquirir y otros que suponen un esfuerzo muy duro y consciente. Utilicé mi sistema GTD para ayudarme a escribir mi diario. Me hice las dos preguntas clave de GTD: ¿c

El lenguaje describe y crea la realidad que nos rodea. Las palabras tienen un poder inmenso porque afectan directamente al tipo de experiencia que crean. Ten presente siempre que las "siguientes acciones" es lo que te has comprometido a hacer, por lo que la forma en cómo las redactes te servirá luego para tomar la decisión de qué hacer de entre todas las siguientes acciones que encuentres en tus listas. De entre todas ellas decidirás por las circunstancias de ese momento cuál hacer y cuál dejar para otra ocasión. Esto tiene un poder brutal. Porque son tus acciones las que te forman a diario. Todas las acciones que realizas son las que te definen. Son las que fijan tus prioridades. Es muy probable que estés en el periodo de fijar objetivos para este nuevo año. Y mi mejor consejo para poder alcanzarlo es que aprendas GTD. No es por añadir uno más a tu lista, es para que te ayude a alcanzar el que más quieres. Pero ten cuidado: ¿Puedes implementar el GTD a medias? Sí. ¿Te puede

¿En qué estás pensando cuando lees "agenda"? ¿En un calendario o en un bloc de notas?. Este es un problema que tiene el castellano para ciertas palabras "clave" que tiene GTD. En inglés no ocurre pues para calendario usan calendar y para agenda agenda . Otra de las categorías organizativas muy poderosas que nos ofrece Getting Things Done es «Agendas». Las usamos para el seguimiento de los temas que quieres discutir con las personas o equipos con los que te reúnes regularmente. Ejemplo: la próxima vez que veas a @fulanita comentarle: Validar el logotipo para la impresión de 1200 folletos Preguntar sobre el estado de la reserva de la sala para la reunión de Diciembre Recordarle que me devuelva el libro de Carlos Gonzalez Las listas de Agendas se convierten en el lugar de confianza para las cosas que se van a sacar a relucir la próxima vez que tengas la oportunidad de tener verte o hablar con esa persona. Mucha gente usará las Agendas para los compañeros de trabajo, o

Me costó separar la definición que tenía de "proyecto" cuando comencé a implantar mi sistema GTD. Para GTD un proyecto es simplemente el resultado que requiere más de una acción para alcanzarse (y que puede completarse en el plazo de un año). Tampoco es difícil de asociar, pero estas cosas son las que cuestan de GTD, las pequeñas cosas, los hábitos. Que cuando pienses en un proyecto, visualices el resultado. Para saber si tus proyectos están avanzando será indispensable tener: Un listado donde tengas todos tus proyectos Revisar de forma periódica tu listado Por lo tanto a la hora de «Aclarar» tus bandejas de entrada y respondas de forma afirmativa a la pregunta "¿requiere acción?" y si necesita más de una para alcanzar el resultado --> tienes un proyecto. En el listado de proyectos, únicamente están los proyectos. Las siguientes acciones son las que van a sus respectivas listas de contextos. Es el segundo de los puntos el que te dará el control para saber si tod

Una de las categorías que más me gustan y posiblemente sea la más simple, es la lista de «A la espera». Es una categoría básica e imprescindible . En esta lista incluiremos las acciones delegadas. El concepto de delegar en GTD es diferente al tradicional. Normalmente, entendemos delegar jerárquicamente, en sentido descendente. De arriba hacia abajo.  En GTD, delegar tiene un enfoque más abierto: delegas en cualquier dirección ya que quedas a la espera de que alguien haga algo. Es sólo abrir un poco más el prisma y permitir que a la hora de organizar algo te permitas reflexionar, "¿quién es la mejor persona que puede realizar esta acción?". Cuando la respuesta a esa pregunta no sea "yo", tendrás que delegar esa acción para que ese algo avance. Ejemplo de delegar 360º en GTD Email de un departamento que nos pide actualizar unos datos sobre un tema que lleva nuestro equipo. Mi compañero se encarga más de este tema --> delego a un compañero. Si necesito saber cuándo

Muchos piensan que GTD se trata de tener tus tareas en listas ordenadas. Y bueno te podría valer para si sacas alguna frase de contexto o si tan solo miras por el agujero de la puerta. Te darás cuenta que cuando la abras hay más, muchísimo más.  Pero hoy quiero animar a todas esas personas que miran por ese agujero y ven únicamente listas. Tal vez sea el primer paso que necesitas dar ¿quién sabe?. Yo "entré" en GTD por una necesidad de ayuda para liberar estrés y me quedé porque GTD me ayuda a identificar la felicidad en el camino (muy romántico, pero es cierto). Aquí esta señal para todos aquellos que necesiten algo tan simple como hacer una lista. Tal vez podría ser la solución para ganar conciencia de ti mismo y si luego te llevas: aliviar el estrés y alcanzar sus metas pues eso que te llevas. Las listas van más allá de las tareas que debes realizar o las cosas que necesitas comprar. Las listas son una manera fácil y eficaz de volver a conectar con cómo te sientes acerca d

Para comenzar a construir nuestro sistema GTD, tenemos que ir introduciendo "cosas" en él. Entran por las bandejas de entrada, pero estas a su vez, se llenan con cosas que capturan. Unas las capturamos nosotros (por ejemplo una idea) y otras se capturan solas (por ejemplo una carta dentro de tu buzón de casa). Parecen iguales pero hay diferencia entre bandejas de entrada y herramientas de captura. Te voy a describir como son y para qué sirven las herramientas de captura. Capturar trata de apuntar las cosas que llaman tu atención sin pensar, ni decidir, ni juzgar... simplemente anotarla para sacarla de la cabeza y seguir con lo que estuvieras haciendo. Capturar ayuda a estar a lo que estás, es una gran herramienta para evitar que las interrupciones te aparten de lo que estés haciendo. Para que puedas desarrollar correctamente este hábito tienes que establecer cuáles serán tus herramientas de captura, para que esos contenedores sean de total confianza. Estos los vaciarás más

Me encantan las citas. Tengo varios libros de citas "célebres". Benjamín Franklin dijo: " Well done is better than well said " (bien hecho es mejor que bien dicho). Ahora decimos " las acciones hablan más que nuestras palabras ". Pero " Done is better than perfect " (hecho es mejor que perfecto) me gusta aún más. Se trata de hacer algo y pasar a otra cosa.  Esta frase se convirtió en un mantra en la "cultura hacker" de Facebook, Mark Zuckerberg la escribió en una carta a sus inversores y decía:  Hackers try to build the best services over the long term by quickly releasing and learning from smaller iterations rather than trying to get everything right all at once. To support this, we have built a testing framework that at any given time can try out thousands of versions of Facebook. We have the words “Done is better than perfect” painted on our walls to remind ourselves to always keep shipping. La productividad no se trata de hacer má

En el post anterior hablaba de redactar bien tu lista de tareas . Pienso que es un gran primer paso para comenzar. Te animo a que sustituyas esa lista única de tareas pendientes por hacer y comiences a pensar en crear tus contextos . La mayor parte de la gente que conozco usa listas únicas. JM Bolivar las definie como listas tipo «lista de la compra» son un conjuntos de tareas que hay que completar y que normalmente tiene 1 o máximo 4 palabras. El gran problema (como veíamos en el post anterior) es la creencia de que este tipo de lista se puede completar facilmente y tirón. Y los más seguro es que muchas de esas tareas en verdad implican muchas más.  Te animo a que sustituyas esa lista única de la siguiente forma: Redacta bien tus tareas: transforma cada uno de los asuntos pendientes en una actividad física y observable (probablemente te des cuenta que completar ese asunto implique muchas acciones). Agrupa en contextos las acciones según la situación y circunstancia que determinan que

Es muy probable que aún leyendo este blog no sigas la metodología GTD y sigas con tu cuaderno apuntando tu lista de cosas por hacer. Déjame darte un consejo con esa lista: aclara bien lo que apuntaste y transfórmalo en una lista de siguientes acciones . Lo único que tienes que hacer es redactar correctamente. Transforma tu listas "To-Do" por acciones que con tan solo leerlas puedes visualizar a otra persona hacerla. Ejemplo real de tarea que he leido en cuadernos de compañeros: "Solidarios - Peter - correo 07/09" Pensarás que para la persona que lo lee tendrá sentido. Y seguro que lo encuentra, pero esa persona tendrá que volver a pensar qué es esa tarea y qué cosas supone hacer. Será necesario que el cerebro entienda y traduzca en actividades físicas y observables qué es para poder realizarlas. Cuando le pregunté a la persona ¿qué era?, me contestó que son palabras clave para encontrar un correo y que dentro del correo estaban las cosas por hacer. Antes de conocer

La peor herramienta dentro de las organizaciones, en cuanto a efectividad se refiere, es el uso del correo electrónico. El gran problema es el uso tan malo que se le da. Cuando me di cuenta de como utilizaba el correo electrónico en mi trabajo llegué a pensar que gran parte de mi tiempo me estaban pagando por leer y escribir correos. Salvo en contadas posiciones, cualquier trabajador que pasa la mayor parte de su jornada laboral en su email es una persona poco efectiva.  El origen del problema es la cultura de la empresa. Y a mayor es la organización, mayor es el mal uso del correo electrónico. Hay dos principales actores para que esto sea así: El desconocimiento de la efectividad, y la escasa inversión en el desarrollo y formación de esta competencia. La formación en uso de herramientas tecnológicas. Se da por sentado que todos sabemos usar el correo electrónico, los programas de edición de textos e incluso excel. Porque leer y escribir sabemos todos, pero usarlo correctamente es muy

En muchos casos, gran parte del estrés, el miedo y la angustia que experimentamos en el día a día se debe, principalmente, al miedo al cambio. El lema "be water, my friend" que pronunció Bruce Lee en su última entrevista es justamente un ejemplo de cómo algunas filosofías abrazan totalmente la idea de que todo cambia, constantemente, y que eso es bueno y natural. Desde mi punto de vista, la adaptación o la flexibilidad, son referencias que se ponen de manifiesto con la famosa frase y que, además, podemos aplicar en nuestras propias acciones. Teniendo en cuenta el momento de crisis actual, esta reflexión se hace aún más latente ya que mucha gente ha tenido que adaptarse a nuevas situaciones laborales, a pesar de no gozar de la energía o confianza para afrontarlas. Es aquí cuando pienso que la frase de Lee adquiere total significado: tenemos que actualizarnos, renovarnos, es decir, encontrar nuestra forma ideal en una sociedad cada vez más heterogénea, como el agua que baja de

Pudiendo elegir cuándo comenzar GTD, tal vez la mejor época de empezar sea en tus vacaciones. Déjame explicarte. Las vacaciones suele ser un momento idóneo para leer, viajar, descansar... y también de la de disponer de tiempo. Y como dice este blog: si quieres tiempo, invierte tiempo. GTD requiere de un tiempo para montar tu sistema y tiempo para integrar los hábitos de cada uno de los pasos. Pero que no te desanimes por tener que dominarlos todos para comenzar. Todos comenzamos poco a poco y paso a paso. Esta es mi breve recomendación para comenzar y creo que las vacaciones de verano son un momento excelente. Puedes aprovechar tus vacaciones para leer los libros sobre GTD. Te recomiendo estos dos: David Allen, organízate con eficacia, el arte de la productividad sin estrés . José Miguel Bolivar, Productividad Personal: aprende a liberarte del estrés con GTD . Si ya los leíste puedes comenzar a adquirir los hábitos poco a poco, te recomiendo que comiences a capturar . Es probable que d

Muchas veces en el blog escribo sobre "montar tu sistema". Cuando digo esto lo que en realidad significa es que crees tu mente extendida fuera de tu cabeza y sigas los 5 pasos que GTD nos recomienda. Aclarar consiste básicamente en hacerte preguntas. Y es posiblemente uno de los primeros obstáculos para implementar correctamente tu sistema, pues como hemos visto en otros post, aclarar te va a requerir "parar y pensar", gracias a esas preguntas podrás transformar las cosas de tu bandeja de entrada y poder tomar decisiones sobre ellas e identificar los compromisos que quieres cumplir. Para la mayor parte de nosotros esto supone un gran reto, porque tenemos que desaprender como hemos estado tomando decisiones sobre nuestros "asuntos por hacer". Al ir contestando a esas preguntas, GTD nos va a ayudar a pensar (sí, has leído bien; nos va a ayudar a pensar) para poder decidir mejor qué hacer con las cosas que hay en nuestras bandejas de entrada . ¿Qué es cada u

Uno de mis mayores talentos siempre ha sido inventarme una excusa para posponer algo que no quería hacer. La postergación es siempre una batalla interna. Pero perderla tiene mayores consecuencias que el simple hecho de no hacer esa tarea que había que hacer. Sigo luchando contra el impulso de posponer mis compromisos y mis tareas pendientes. Pero estoy avanzando y haciéndolo. La única diferencia entre antes y ahora es que ahora tengo un sistema, una metodología. Tener el apoyo de un sistema que te ayuda a dar los pasos y a tener las cosas bajo control ayuda más que estar muy motivado. Para sentirte y ser realmente efectivo, no puedes confiar en los hacks o apps o nuevas tecnologías. Estarás de acuerdo en que no vale con estar muy motivado. Necesitas desarrollar tu propio sistema sostenible, un conjunto de rutinas y hábitos que sirvan como base de tu trabajo y que te ayuden para acercarte a los objetivos que te pongas. Al principio cualquier cosa nueva cuesta, no hay secreto. Es un pro

Tu prioridad principal no es necesariamente la tarea más importante de tu lista, ni tampoco la más urgente. Es la que decides que debes hacer primero... antes que las demás. Es así de sencillo, las prioridades no las puedes administrar. Las prioridades "surgen" por las circunstancias del momento y por tus valores, o mejor dicho, por el valor que le das a esas circunstancias. Obviamente ese valor lo pones tú pero la circunstancia "te llega". En GTD no se usan ni se etiquetan las acciones por prioridades o importancias, ni urgencias solo lo que nos hemos comprometido a hacer. Lo que realmente debes tener en cuenta para decidir qué hacer y que dejar de hacer es cuál es la forma más efectiva para finalizar las tareas que te has comprometido a hacer. Por eso hace tiempo hablé de "¿ por qué nos comprometemos demasiado ?" y empezar a decir que no.  Como siempre, el mejor consejo es pararse a pensar y estar a lo que estás. Para ayudarte a decidir que hacer: revisa

El objetivo último en la vida es ser feliz. Y no se entiende una felicidad común para todos, ni que todos seamos iguales. No hay un solo tipo de felicidad de la misma forma que no hay una persona más adecuada que otra. Todos somos diferentes y aunque compartamos muchas similitudes con otras personas, ninguna acción la haremos de la misma forma. La autenticidad requiere claridad. Para comportarnos de forma coherente con nuestros valores, intención, objetivos y compromisos, tenemos que saber cuáles son. Las personas que demuestran autenticidad han considerado y tienen claro lo que les importa. Son capaces de articular sus valores e intenciones. Están seguros de sus objetivos y compromisos. A diferencia de ir corriendo de una tarea a otra, reaccionando al trabajo que constantemente se nos viene encima, las personas que más en sintonía están y que distingues entre la multitud son a menudo las que se han dado la oportunidad para considerar y definir estos. Estas personas pueden cambiar con

Parecen sinónimos pero hay una diferencia clara entre estas dos acciones. Elegir: Escoger o preferir a alguien o algo para un fin. Decidir: Formar juicio resolutorio sobre algo dudoso o contestable. Decidir es pararse a pensar para poder tomar una respuesta consciente sobre algo. Elegir en cambio se hace de forma intuitiva, casi constantemente estamos eligiendo, no decidiendo qué hacer, sería un gasto inmenso para nuestro cerebro. Cuando ahora hablamos de ponernos a <<hacer o ejecutar>> lo mejor es pensar y decidir sobre las acciones pendientes cuales son las que por restricciones o posibilidades pueden hacerse y de entre ellas cual te aporta más.  Y sabemos que la toma de decisiones depende de la calidad de la información que utilizamos para tomarlas. Es por esta razón por la que GTD aporta un gran valor a tu calidad de toda de decisiones, pues hemos llegado hasta el punto de <<ejecutar>> cuando previamente hemos pensado y decidido ( este es el 2º paso: aclarar

Pasamos el tiempo, calculamos y administramos el tiempo, vamos bien o mal de tiempo..., pero sobretodo tratamos de ahorrar tiempo. En un mundo moderno donde prima la eficiencia, es normal que también tratemos de encontrar formas rápidas y efectivas para relajarnos o de herramientas o ejercicios que nos ayuden a <<gestionar>> el tiempo. Existe este "curso" en el mundo de la formación (y en las empresas) y del que seguro también habréis odio hablar: "gestión del tiempo". Obviamente seguro que algo de contenido tienen, si no no serían tan famosos ni se hubiera mantenido tanto en el <<tiempo>>. Podrán venderte tres o cuatro "hacks" de organización efectiva para que puedas identificar las distracciones más comunes o varias recomendaciones de cómo comenzar tu día o agenda o cosas por el estilo. Imagino que lo que se trata en ese curso son buenas prácticas y buenos consejos.  Y seguro que algo se aprende, pero son propuestas superficiales.

Ya he escrito entre alguno de los artículos de este blog, que tu mente no tiene una separación entre "lo personal" y "lo profesional". Y entre muchas de las personas con las que hablo, siempre surge el tema de conversación de que GTD sirve para organizarse en el trabajo. Es un error (que yo también cometí). El error consiste en que estamos tratando de crear hábitos, con la gran dificultad que eso conlleva de por sí. Un hábito es una acción (visible o no) que se hace de forma automática, que se hace sin pensar. Nuestra mente es tan poderosa que puede acordarse de algo que estaba completamente en el olvido cuando menos te lo esperes. Y a veces es tan puñetera que te avisa a las 3 de la mañana y a veces incluso no te recuerda ni el qué, sólo que tenías algo pendiente, pero nada más. Esto es así. Y es una sensación frustrante. Nuestra mente no sabe si recordarte comprar pilas es un asunto personal o profesional, no distingue si un email para comprar unas entradas es par

Todos conocemos la expresión “sigue la ley del mínimo esfuerzo”, que se usa tradicionalmente para señalar que alguien no se esfuerza tanto como podría lo que le da un carácter ciertamente negativo, alguien que sigue esa ley es, simple y llanamente un vago. Pues desde aquí vengo a romper una lanza, pues esa ley del mínimo esfuerzo no es tan mala como la pintan, es más, puede conducir a la máxima efectividad. Esta expresión tiene que ver con el modelo de trabajo que ha estado existiendo hasta la aparición del trabajo del conocimiento. Hasta hace poco, el trabajo era algo evidente, no hacía falta definirlo ni preguntar cuando estaba acabado (por ejemplo el trabajo en una cadena de producción). Para este tipo de trabajo, al igual que para las máquinas, esta ley es la más acorde. Conseguir un resultado predeterminado con el mínimo esfuerzo posible, es la máxima optimización (para ese resultado). Ejemplos de estos trabajos: Cargar un camión de mercancías, Descargar un palet, hacer piezas pa

Nuestro cerebro está diseñado para solucionar problemas y para ser creativos. No sirve para recordar recordatorios . Seguro que alguna vez te ha pasado que mientras estabas haciendo deporte, te acordabas de aquel documento que tenías que mandar y un rato después cuando estabas en la oficina ya te habías olvidado. Pero en la oficina te acordaste de que tenías que comprar lechugas antes de volver a casa... Nuestro cerebro es tan bueno que puede avisarte de cosas que quieres recordar y al mismo tiempo es tan "gracioso" que a veces no te dice el qué o a veces te avisa tarde o muy pronto. Es por esto que GTD insiste en que necesitamos un sistema externo en el que podamos confiar, para que nuestro cerebro se encargue de hacer lo que mejor sabe: crear. Uno de los primeros pasos para comenzar con nuestro sistema es reconocer cuales son nuestras bandejas de entrada. ¿Qué es una bandeja de entrada para GTD? Es un contenedor físico y/o digital de cosas que vaciamos de forma regular. Te

Nuestra mente es capaz de hacer cosas maravillosas. De entre todas las cosas que puede hacer, almacenar ideas o memorizar cosas es la peor de todas. Y si piensas que tienes una gran memoria o que puedes forzar a tu mente para recordarlo todo, la estás usando mal, o mejor dicho: puedes usarla mucho mejor. Ser creativos y crear , esa es la máxima que tenemos que tener. Usa la mente para tener ideas y para decidir qué hacer con ellas, cómo llevarlas a la práctica o cómo materializarlas. Pero para almacenar cosas nuestra mente llega a un límite (unos más y otros menos) y cuando solemos estar en el límite suele convertirse en estrés, presión y sobrecompromiso. Y aunque existe mucho cachondeo sobre ello: nuestra mente está diseñada para concentrarse en hacer una única cosa a la vez. Prestar atención a lo que estás haciendo, es una única y exclusiva tarea para tu mente. Si tratas de hacer o recordar algo mientras haces otra cosa, tu capacidad de concentración disminuye. No trato de deciro

Está bien decir que no lo sé. No tenemos que saberlo todo, de hecho, ¿cómo podríamos? Lo que debemos hacer es escuchar, escuchar y aprender todo lo que podamos. Hacer esto reduce lo que no sabemos y nos hace más humildes y dispuestos a participar en momentos de enseñanza/aprendizaje. En mi opinión, la falta de pensamiento crítico con nosotros mismos es la raíz de muchos de los problemas que nos enfrentamos como sociedad. No te ha pasado que ¿ves más sencillo solucionar u opinar sobre los problemas de los demás y podemos resolver sus conflictos con unas simples palabras o ideas, que los tuyos propios?. Me encanta el "approach" que hace GTD sobre nuestras ganas de aprender y de ayudarnos a crear un pensamiento crítico. No se habla mucho de ello, está escrito entre líneas en los libros y tal vez ni te des cuenta de ello, pero va incluido en el paquete. Eso sí, necesitarás ganas de escuchar y de aprender, porque al comienzo: no sabes. Y está bien no saber. Es muy fácil empe

Desde que me puse a escribir sobre GTD en este blog, voy recibiendo micro-vídeos de David Allen con perlas como esta: (sólo necesitas ver los primeros 24 segundos): No hay problemas, sólo proyectos. Es tan simple y tan sencillo, que lo hace extraordinariamente poderoso, igual que su famosa: "Tu cabeza está para tener ideas, no para recordarlas".  Obviamente existen problemas, es nuestra atención la que podrá darle la magnitud que realmente se necesita. Deja de preocuparte por todo lo que no está bajo tu influencia y define lo que tienes que hacer y cuál es la siguiente acción. Justamente tenía preparado el post de esta semana para hablar de los Proyectos en GTD y tener esta introducción de David Allen es perfecta :) Lo primero que debemos tener claro es lo que significa dentro del "diccionario" GTD: Un proyecto es el resultado que consigues cuando completas una serie de acciones.  Las acciones , ya vimos, que son la actividad física concre