El email es una bandeja de entrada más

La peor herramienta dentro de las organizaciones, en cuanto a efectividad se refiere, es el uso del correo electrónico. El gran problema es el uso tan malo que se le da. Cuando me di cuenta de como utilizaba el correo electrónico en mi trabajo llegué a pensar que gran parte de mi tiempo me estaban pagando por leer y escribir correos. Salvo en contadas posiciones, cualquier trabajador que pasa la mayor parte de su jornada laboral en su email es una persona poco efectiva. 

El origen del problema es la cultura de la empresa. Y a mayor es la organización, mayor es el mal uso del correo electrónico. Hay dos principales actores para que esto sea así:

1. El desconocimiento de la efectividad, y la escasa inversión en el desarrollo y formación de esta competencia.
2. La formación en uso de herramientas tecnológicas.

Se da por sentado que todos sabemos usar el correo electrónico, los programas de edición de textos e incluso excel. Porque leer y escribir sabemos todos, pero usarlo correctamente es muy diferente y yo que me consideraba un usuario avanzado cometía todos los errores de manual.

Sobre el primer punto, del desconocimiento de la efectividad, no voy a hablar en este post, pues básicamente todos los post que escribo son sobre efectividad y tratar de hacer llegar un mensaje sobre la necesidad urgente del desarrollo de esta competencia. En esta entrada quiero darte unas recomendaciones sobre el segundo punto y que aproveches el correo electrónico y mejores el uso que le das:

1. Necesitamos cambiar la mentalidad a la hora de "enfrentarnos" a nuestro correo electrónico y saber que no lo vamos a leer, sino que lo vamos a procesar/aclarar. Esta es la parte más GTD de todas. El origen del correo electrónico era sustituir la comunicación por papel. Por eso se siguen llamando buzones. Pues tienes que pensar de la misma forma: abres tu buzón de entrada, aclaras los correos que han entrado, el buzón queda vacío y lo cierras. Como haces con tus otras bandejas de entrada. Por eso la palabra clave en GTD es procesar/aclarar.
2. Procesar/aclarar tu correo electrónico significa:
• Los que tengan datos para archivar los archivamos.
• Aquellos que requieran una acción lo pasamos a nuestro sistema.
• Aquellos que requieran respuesta se responderán. Recuerda: sólo si la respuesta te lleva menos que pasarlo a tu sistema. Procura no responder "en caliente", que la reacción no sea inmediata ni impulsiva, sino tranquila y sosegada.
• Lo demás los eliminamos o los dejamos en la carpeta Archivados.
• Tu bandeja de entrada tiene que quedarse vacía después de haber procesado los correos.
3. Desactiva las notificaciones del correo y ciérralo cuando hayas terminado de procesarlo. No tiene sentido estar trabajando con un generador de interrupciones a tu lado, si no supieras que hablara del correo electrónico conscientemente eleigirías no tener uno a tu lado. Pues se consciente de todas las interrupciones que tienes a lo largo de tu día y ciérralo. En la mayoría de los casos dejas lo que estás haciendo y miras a ver lo que ha llegado y lo que es peor, más de una vez te has puesto a trabajar con el nuevo correo que ha entrado.
• Este punto es clave para que empieces a "estar a lo que estás" y que comiences a ir al correo en determinadas ocasiones y que no sea tu planificador del día. Que abrir el correo electrónico sea una decisión después de haber terminado lo que habías empezado.
4. No uses el correo cuando hay otra alternativa más eficaz. Utiliza el teléfono, el chat o el servidor de la empresa (no uses tu correo electrónico como repositorio de información) más de lo que crees que lo estás usando.
5. Abre el correo solo en determinados momentos del día. No lo abras nada más llegar, aprovecha tu energía con las tareas que ya procesaste anteriormente.

Son pequeños cambios de hábitos sencillos, que cualquiera puede hacer y que han sido demostrados por su eficacia.

Deja de vivir pendiente del email.