Bandeja de entrada en GTD

Nuestro cerebro está diseñado para solucionar problemas y para ser creativos. No sirve para recordar recordatorios.

Seguro que alguna vez te ha pasado que mientras estabas haciendo deporte, te acordabas de aquel documento que tenías que mandar y un rato después cuando estabas en la oficina ya te habías olvidado. Pero en la oficina te acordaste de que tenías que comprar lechugas antes de volver a casa... Nuestro cerebro es tan bueno que puede avisarte de cosas que quieres recordar y al mismo tiempo es tan "gracioso" que a veces no te dice el qué o a veces te avisa tarde o muy pronto.

Es por esto que GTD insiste en que necesitamos un sistema externo en el que podamos confiar, para que nuestro cerebro se encargue de hacer lo que mejor sabe: crear.

Uno de los primeros pasos para comenzar con nuestro sistema es reconocer cuales son nuestras bandejas de entrada.

¿Qué es una bandeja de entrada para GTD?

Es un contenedor físico y/o digital de cosas que vaciamos de forma regular.

Tenemos muchas bandejas de entrada (emails, whatsapps, notas de papel...) trata de identificarlas todas para tener claro dónde están para poder procesarlas en tu sistema. Cualquier "cosa" que te venga a la cabeza o que no esté en su sitio definitivo o que todavía hay que hacer algo ponlo en tu bandeja de entrada para poder procesarlo. Te aseguro que lo que empieza siendo "una norma de GTD", acaba siendo una liberación. Saber que lo tienes capturado, es la forma más tranquilizadora de "olvidarte" de ello.

Procura minimizar el número de bandejas de entrada. Pues el objetivo de tener una bandeja de entrada es vaciarla. Ten presente que el buzón de tu casa es una bandeja de entrada y el registro de llamadas y sms del móvil, las RRSS que uses, el carrete de tu teléfono... Por lo tanto te recomiendo identificar una bandeja de entrada en tu casa, otra en tu oficina, un bloc de notas para llevar siempre contigo y una app en tu móvil para que coloques en esas bandejas de entrada todo lo que llame tu atención.

Cuando lleguemos a casa, ponemos las notas, los papeles, revistas, publicidad, manuales, las cartas que has cogido del buzón etc en la bandeja de entrada para procesarlo más tarde. 

En versión digital también hay que identificarlas correctamente para hacer el procesado correctamente y vaciarlas.

Las bandejas de entrada de sirven para no interrumpir lo que estás haciendo y liberar a tu mente tener que recordarte algo. Si algo pasa por tu cabeza o alguien te interrumpe, tan sólo apúntalo en tu bandeja de entrada; esta acción la llamamos en GTD: capturar. Solo te llevará unos segundos y luego podemos volver a concentrarnos en la tarea actual, y tu mente está tranquila porque sabe con seguridad que gracias al sistema que hemos construido vamos a aclararlo en otro momento (mejor que ese).

Me ayudó muchísimo la recomendación de J.M. Bolivar de capturar sin usar verbo, pues un verbo expresa una acción, por tanto implica decidir qué hacer con eso que hemos capturado. Y ahora lo único que queremos es capturar, eliminarlo de nuestra mente. Ya veremos qué es lo que realmente significa eso que hemos capturado cuando estemos procesando nuestras bandejas de entrada. Por ejemplo, en vez de apuntar "comprar regalo", apunta "regalo Katie".

Recuerda que tu mente no diferencia entre trabajo y personal o importante o urgente... Usa tus bandejas de entrada para todo lo que llame tu atención.