¿Cómo es el paso de aclarar en GTD?

Muchas veces en el blog escribo sobre "montar tu sistema". Cuando digo esto lo que en realidad significa es que crees tu mente extendida fuera de tu cabeza y sigas los 5 pasos que GTD nos recomienda.

Aclarar consiste básicamente en hacerte preguntas. Y es posiblemente uno de los primeros obstáculos para implementar correctamente tu sistema, pues como hemos visto en otros post, aclarar te va a requerir "parar y pensar", gracias a esas preguntas podrás transformar las cosas de tu bandeja de entrada y poder tomar decisiones sobre ellas e identificar los compromisos que quieres cumplir. Para la mayor parte de nosotros esto supone un gran reto, porque tenemos que desaprender como hemos estado tomando decisiones sobre nuestros "asuntos por hacer".

Al ir contestando a esas preguntas, GTD nos va a ayudar a pensar (sí, has leído bien; nos va a ayudar a pensar) para poder decidir mejor qué hacer con las cosas que hay en nuestras bandejas de entrada.

• ¿Qué es cada uno de los elementos capturados? Recuerda que no capturamos tareas, capturamos cosas para ahora, al aclarar transformarlas en algo que tiene significado para ti.
• ¿Qué vas a hacer con cada uno de esos elementos?. Algunos requerirán acción y otros no.
• Para aquellos que requieren acción ¿cuál es la siguiente acción que te va a permitir avanzar y, si tiene sentido, cuál es el resultado deseado que quieres alcanzar?.

Como ves, al aclarar estamos pensando sobre las cosas que había en nuestras bandejas de entrada, dándoles un significado y tomando decisiones al respecto. Tendrás un conocimiento absoluto sobre qué compromisos te has propuesto cumplir y qué otros decides no hacer, lo que te ayudará a conseguir mayor sensación de control, enfoque y autenticidad.

Veamos este proceso con un ejemplo práctico:

Viendo tu Instagram, te ha salido un anuncio de un producto que ha llamado tu atención. Lo capturas y continúas echando un vistazo a la red social.

Más tarde, a la hora de procesar tus bandejas de entrada nos aparece eso que capturaste.

Vamos a responder a la pregunta clave:

• «¿Qué es?». (No respondas "un anuncio" 😜) ¿Qué significa ese anuncio para ti? ¿qué grado de compromiso quieres tener con él? ¿qué tiene que pasar para que lo des por completado?. Como ves, responder a esta pregunta es "un reto". Si la respuesta es:

• Un anuncio de un producto que me moló pero ya está --> Lo eliminas.
• Un producto que me puede servir para tener ideas para comprar en el futuro --> Lo archivas en tu lista de cosas para comprar.
• Un enlace a un producto que ya decidiré qué quiero hacer con él, no lo eliminas ni lo archivas pero te comprometes a reevaluarlo más adelante en tu revisión semanal --> Lo incubas
• Consejo: a la hora de redactar el recordatorio en tu lista «Algún día/Tal vez» es suficiente con redactarlo de forma que te ayude a determinar qué es exactamente eso que llamó tu atención cuando lo capturaste.
• Un enlace a la empresa de este producto para poder ponerme en contacto con ellos --> Redacto la siguiente acción: "Llamar a EmpresaX 64579xxx8 para pedir presupuesto para cerrar el porche". Una vez redactada la siguiente acción existen varias opciones:
• Si existe la posibilidad de delegárselo a alguien para que realice la próxima acción porque puede hacer la tarea --> Lo delegas.
• Si no es posible delegarlo, puedes: 
• Cómo puedes estar aclarando tus bandejas de entrada en un festivo o ya con la hora laboral terminada, decides llamar en otro momento --> Lo aplazas.
• Cómo estás aclarando tus bandejas de entrada, hasta que no termines no tiene sentido hacerlo ya --> queda pendiente por terminar en tu lista "Siguientes Acciones". Y si esta captura es el disparador de un proyecto nuevo, vas a tu lista de proyectos y escribes el resultado deseado que quieres alcanzar.

Aclarar en GTD es muy fácil pero necesitas pararte a pensar y sé de buena tinta que "no tienes tiempo" para pararte. Por eso el título del blog es: si quieres tiempo, invierte tiempo. Como dice José Miguel Bolivar "pensar y decidir en el trabajo del conocimiento, es la base fundamental de la eficacia eficiente".

foto: Michigan Health Blog