Tener una mente extendida

Para GTD una de los principios básicos es crear y utilizar un sistema para que recuerde todas las cosas que llaman tu atención y usar mente para pensar sobre ellas, no para recordarlas. Lo que en GTD se llama una «mente extendida».

Nuestra memoria, a corto y largo plazo, tiene grandes limitaciones, por lo que no es aconsejable confiar en ella para recuperar información importante en el momento en que la necesitemos. Utilizar el cerebro para almacenar información hace que éste se sature, ya que necesita un nivel de actividad neuronal elevado para mantener esta información sin interferencias.

La razón es muy sencilla, incluso obvia, pero estoy seguro que (salvo que estés usando GTD) no tengas una «mente extendida» contigo. Al utilizar una «mente extendida», nos aseguramos recuperar exáctamente lo que pusimos ahí y conseguimos liberar el estrés asociado a la necesidad de estar contínuamente recordándolo todo (como si recordarlo todo fuera posible).

Una «mente extendida» tiene que ser una memoria externa, quiere decir que es imprescindible que esté fuera de tu cabeza. Una simple libreta es la mejor primera opción. Tener una «mente extendida» equivale a tener un sistema completo, actualizado y accionable de todos nuestros asuntos para tener la seguridad de estar haciendo lo correcto en cada momento. Estas tres características es lo que harán que tu «mente extendida» sea fiable.

Para que tu cerebro "le entregue los poderes" de recordar las cosas a tu «mente extendida» esta tiene que ser de total confianza para él. Fiable con todo su significado. Y por eso se tienen que dar estos 3 requisitos:

• Completa: tiene que contener todos tus asuntos que rondan en tu cabeza. De nada sirve dedicar tu «mente extendida» para temas laborables, porque tu cerebro no sabe si "las pilas para el mando" te lo tiene que recordar por temas laborables o lúdicos. Tenemos un único cerebro y es al que tenemos que entrenar para confiar en su «mente externa».
• Actualizada: será necesario tener al día lo que hace falta por hacer, tener también las cosas nuevas que van apareciendo y limpiar o eliminar lo que ya está hecho, o han pasado o ya no tiene más sentido dejar en nuestra «mente extendida».
• Accionable: Tienen que ser recordatorios sobre los que no tengas que pensar ni decidir. Simplemente hacer. Y tienen que llevar a cabo alguna actividad física y visible que permita que eso que queremos conseguir avance o se complete sin tener que realizar ninguna otra actividad previa. Si para "hacer el informe" antes tengo que recibir los datos del resto de mi equipo, entonces "hacer el informe" no es accionable.

La ciencia ha demostrado que los seres humanos tenemos muy limitada nuestra memoria, tanto si hablamos de memoria operativa como de memoria a largo plazo. No podemos confiar en ninguna de ellas para recordar con garantías todo lo importante siempre que sea necesario.

El detalle de "siempre que sea necesario" es clave, porque cuando intentamos que la memoria nos recuerde lo que queremos cuando lo necesitamos, estamos haciendo uso de una inmensa cantidad de energía neuronal. Lo más fácil, sencillo, práctico y eficaz es utilizar una «mente extendida».