Waiting for

Una de las categorías que más me gustan y posiblemente sea la más simple, es la lista de «A la espera». Es una categoría básica e imprescindible. En esta lista incluiremos las acciones delegadas.

El concepto de delegar en GTD es diferente al tradicional. Normalmente, entendemos delegar jerárquicamente, en sentido descendente. De arriba hacia abajo. 

En GTD, delegar tiene un enfoque más abierto: delegas en cualquier dirección ya que quedas a la espera de que alguien haga algo. Es sólo abrir un poco más el prisma y permitir que a la hora de organizar algo te permitas reflexionar, "¿quién es la mejor persona que puede realizar esta acción?". Cuando la respuesta a esa pregunta no sea "yo", tendrás que delegar esa acción para que ese algo avance.

Ejemplo de delegar 360º en GTD

• Email de un departamento que nos pide actualizar unos datos sobre un tema que lleva nuestro equipo. Mi compañero se encarga más de este tema --> delego a un compañero. Si necesito saber cuándo se actualiza, lo anoto en mi lista «A la espera».
• Buscamos un ponente para la próxima reunión del departamento, contacto con un proveedor y me da un presupuesto más alto de lo que tenemos planeado --> delego a mi responsable que él puede autorizar estas cantidades. Para poder responder al proveedor, lo anoto en mi lista «A la espera».
• Llega la factura del proveedor --> delego al departamento de administración. Si necesito saber cuándo se va a pagar al proveedor para comunicárselo, lo anoto en mi lista «A la espera».
• Fuera del mundo laboral se ve más claro: Envió un producto a reparar a un servicio técnico, pido información sobre un producto que me interesa mucho a una web, presto un libro a una persona--> delego esa acción y lo anoto a mi lista «A la espera».

Ahora bien, todos los elementos que acaben en tu lista de «A la espera» se han de revisar periódicamente. Por lo que será necesario incluir toda la información necesaria para tomar decisiones correctas cuando las revises, yo lo hago así:

• La acción que he delegado de forma clara y específica (Si pertenece a un proyecto lo dejo anotado también).
• La persona a quien se lo he delegado
• La fecha cuando lo he delegado (me sirve para saber cuando puedo recordárselo y si es más de una vez, dejo siempre todas las fechas)
• Ejemplo: Recibir la bomba de ph para la depuradora de MonchoAntelo 16/10

De este modo la lista «A la espera» se convierte en la forma más eficaz de que no se te pase nada. Su aplicación es sencilla y te aporta una sensación de control y tranquilidad en muy poco tiempo.