Usando Agendas en GTD

¿En qué estás pensando cuando lees "agenda"? ¿En un calendario o en un bloc de notas?. Este es un problema que tiene el castellano para ciertas palabras "clave" que tiene GTD.

En inglés no ocurre pues para calendario usan calendar y para agenda agenda.

Otra de las categorías organizativas muy poderosas que nos ofrece Getting Things Done es «Agendas». Las usamos para el seguimiento de los temas que quieres discutir con las personas o equipos con los que te reúnes regularmente.

Ejemplo: la próxima vez que veas a @fulanita comentarle:

• Validar el logotipo para la impresión de 1200 folletos
• Preguntar sobre el estado de la reserva de la sala para la reunión de Diciembre
• Recordarle que me devuelva el libro de Carlos Gonzalez

Las listas de Agendas se convierten en el lugar de confianza para las cosas que se van a sacar a relucir la próxima vez que tengas la oportunidad de tener verte o hablar con esa persona. Mucha gente usará las Agendas para los compañeros de trabajo, o para la jefa a la que reportan. Recuerda que si sueles pedirle cosas a tu padre o a tu amiga puedes crear una agenda para ellos también :)

Con las agendas, uno capta todo lo que necesita para hablar con una persona (o grupo) en particular para que cuando estemos en presencia de esa persona, podamos recordar todas las cosas que necesitamos decir.

¿Por qué es esto tan poderoso? En esta era de interrupciones siempre presentes, una agenda permite reunir cuidadosamente todo lo que se necesita decir, lo que puede reducir enormemente el estrés que se pone en uno mismo y en la persona con la que se necesita hablar.

Así uso yo las «Agendas»:

A lo largo del día/semana, surgen temas que debo preguntarle a mi jefa. En lugar de molestarla sobre cada uno de ellos (en persona o por teléfono o por correo electrónico o mensaje), recojo esos temas en una agenda y, al menos una vez a la semana, me comunico con ella, reviso mi lista y sigo adelante. Lo importante es que no me olvido de hablar con ella sobre las cosas porque todas están recogidas en una agenda. Si nuestro tiempo se acorta y no puedo llegar a algo, se queda en la agenda hasta que tengamos tiempo de hablar de ello.

Si surge algo por lo que no he podido comunicarme con ella, puedo usar la agenda y reunir los temas en un e-mail (en lugar de acribillarla con 50 e-mails al día).

Pasar por la oficina de alguien cada dos minutos (o reenviarle un correo electrónico con la misma frecuencia) indica una incapacidad para manejarse de manera efectiva. Y una gran parte de ser una persona efectiva y notable es la habilidad de manejarse a sí mismo.

Te sorprenderá el gran impacto que verás con una herramienta tan aparentemente simple.

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