Primer paso para implantar GTD: una libreta

David Allen (creador del sistema) lo llama mente extendida. Lo que viene siendo, no usar tu mente para recordarte las cosas, sino crear un sistema externo, fiable y actualizado.

Entonces el primer paso sería: utilizar una libreta (te recomiendo que empieces escribiendo para que el aprendizaje sea kinestésico y tangible, en vez de usar una App) para que veas claramente que es efectivamente una extensión de tu mente.

Antes de comenzar a crear ese sistema es necesario que entiendas los fundamentals GTD para afrontar nuestras tareas. Son claves para estar al día, tener control y perspectiva de tus compromisos, se les conoce como "Los 5 pasos":

• Capturar
• Aclarar
• Organizar
• Reflexionar
• Hacer

Es probable que pienses que ya aplicas esos pasos, pero GTD nos hace entrar en lo profundo de cada uno de ellos y comprenderlos bien. Y también (en algunos casos) darles un significado nuevo. Vamos a verlo con detalle uno a uno.

Capturar: Se trata de apuntar las cosas que llaman tu atención en tus bandejas de entrada (email, app de notas, bloc de papel...) sin pensar, ni decidir, ni juzgar... simplemente capturarla y seguir con lo que estuvieras haciendo.

Aclarar: Vaciar las bandejas pensando: "¿qué es? eso que habíamos capturado y tomar decisiones para saber exactamente qué significa cada cosa y qué hacer con ella.

Organizar: los resultados de procesar lo que capturas, depositándolo en los contenedores específicos (Siguientes acciones, Proyectos [resultado que requiere más de una acción], Calendario, A la espera, Algún día).

Reflexionar o Evaluar: las opciones para elegir hacer.

Hacer o ejecutar: decidir sobre las acciones identificando la mejor forma de llevarlas a cabo.

Estos 5 pasos tienen mucha miga por sí mismos. Por cada uno de ellos hay mucho escrito y debatido. Espero que este resumen no te haga pensar que son triviales. Tienes el libro de David Allen para leer más sobre ellos. (Yo trataré de hablar de cada uno poco a poco).

Ahora, con este breve resumen entendido, divide tu libreta en:

Bandeja de entrada: recuerda que tenemos muchas bandejas de entrada (emails, whatsapps, notas de papel...) pero tu mente extendida no puede ser menos: reserva una buena parte de la libreta para capturar todas tus ideas en el momento que vengan.

Siguientes acciones: necesitarás bastantes páginas para crear las listas de acciones concretas que debes realizar. Tendrás que dividirlas en subcategorías (contextos) en los que suelas desarrollar tu actividad para tener agrupadas las acciones por estas subcategorías, por ejemplo: Oficina, Llamadas, Casa, Recados...

Proyectos: (recuerda que un proyecto es cualquier cosa que quieras hacer y que requiere más de una acción) reserva unas páginas para anotar los resultados que deseas obtener.

Algún día tal vez: Aquí van todas las cosas sobre las que aún no quieres decidir.

A la espera: será la lista de acciones que estás esperando a que las terminen otras personas en las que las has delegado (hacia abajo, arriba o al lado). Personalmente es la que más me ayudó al principio, te vendrá bien para hacer un seguimiento detallado y no olvidarte de su evolución.

Y “así” se empieza :)

Recuerda que debes capturarlo todo. Luego entrarás a fondo en cada uno de los siguientes pasos y conceptos.